Har du hört talas om Gästportalen? Om inte, är det hög tid att du som arbetar inom hotell- och restaurangbranschen stannar upp och tar del av denna innovativa lösning. I en tid då digitaliseringen omformar alla aspekter av våra liv, är det avgörande för hotell att anpassa sig och erbjuda en modern, effektiv och personlig service. För att få en djupare förståelse för Gästportalen har vi talat med Hamza Saadi, General Manager hos Drömik AB, företaget bakom denna smarta lösning. Vi ställer frågan direkt till honom: Vad är Gästportalen, och vad är dess syfte?
Hamza Saadi inleder med att beskriva Gästportalen som en central digital gästhubb, en plattform som fungerar som hotellets mest effektiva digitala säljare. Han understryker att syftet är att ersätta de traditionella, fysiska gästmapparna och pappersmenyer som många hotell fortfarande använder. I stället erbjuds ett sömlöst och personligt mobilgränssnitt som är tillgängligt direkt på gästens egen smartphone eller surfplatta.
”Tänk dig att gästen slipper bläddra i en sliten pärm för att hitta information om hotellets faciliteter eller restaurangens öppettider,” säger Hamza. ”Med Gästportalen har vi skapat en intuitiv och användarvänlig upplevelse som gör digital kommunikation enklare för hotellet och ger gästerna full kontroll över sin vistelse. Det bästa av allt är att de inte behöver ladda ner en separat app, vilket många upplever som krångligt och tar upp onödigt utrymme på telefonen.”
Gästen får åtkomst till Gästportalen genom att skanna en QR-kod vid incheckningen eller inne på rummet. Denna enkla åtgärd öppnar upp en värld av möjligheter. Hela konceptet är byggt på anpassningsbara knappar och sidor, vilket innebär att hotellet kan skräddarsy innehållet efter sina egna behov och gästernas preferenser. Alla relevanta funktioner, från att boka spa-behandlingar och beställa room service till att hitta praktisk information om hotellet och omgivningen, eller att enkelt ringa receptionen, samlas på ett lättillgängligt ställe.
Hamza fortsätter med att betona att Gästportalens styrkor och nyckelfunktioner ligger i dess förmåga att både förbättra gästupplevelsen och driva intäkter för hotellet. Han förklarar vidare och utvecklar att styrkorna är:
Förbättrad gästkommunikation: Gästportalen skapar en direkt och effektiv kommunikationskanal mellan hotellet och gästen. Det minskar belastningen på personalen och ökar gästernas nöjdhet.
Ökade intäkter: Genom Gästportalen kan hotellet enkelt marknadsföra sina tjänster och produkter, som spa-behandlingar, specialmenyer eller utflykter. Genom att göra det enkelt för gästen att boka och beställa kan hotellet öka sina intäkter och maximera sin lönsamhet.
Personalisering och skräddarsydd service: Gästportalen ger hotellet möjlighet att samla in data om gästernas preferenser och beteenden. Denna information kan användas för att erbjuda en mer personlig och skräddarsydd service, vilket ökar gästernas lojalitet och återbesök.
Denna digitala lösning verkar alltså vara ett kraftfullt verktyg för hotell som vill ligga i framkant och erbjuda en modern och effektiv service. Genom att digitalisera och effektivisera kommunikationen med gästerna kan hotellen spara tid och resurser, samtidigt som de ökar gästernas nöjdhet och intäkter.
Att ge gästen makten att digitalt styra sin hotellvistelse skapar en känsla av ökad kontroll och bekvämlighet. Föreställ dig en situation där all relevant information, från hotellets öppettider och meny till bokningsalternativ för spa-behandlingar, alltid är lättillgänglig via en smartphone eller surfplatta. Denna omedelbara tillgång till information och tjänster ökar inte bara gästernas tillfredsställelse utan öppnar också upp betydande möjligheter för hotellet att öka sina intäkter.
När hotelltjänster blir så lättillgängliga, bokstavligen bara en knapptryckning bort, ökar sannolikheten markant för att gästerna konsumerar mat och dryck från hotellets restauranger och barer. Kanske ser de en lockande bild av en signaturcocktail och beställer den direkt till rummet. Likaså kan de smidigt boka en taxi för en utflykt, boka en massage på spaet, eller utnyttja andra faciliteter som gymmet eller poolen. Gästportalen är optimerad för att maximera hotellets potentiella avkastning på investeringen genom att strategiskt presentera erbjudanden och tjänster vid rätt tidpunkt.
Digitaliseringen bidrar dessutom avsevärt till hotellets hållbarhetsarbete. Tjänsten ersätter de traditionella, fysiska rumsmapparna, som ofta är kostsamma att producera och underhålla, med en digital lösning. Detta minskar pappersförbrukningen och bidrar till en mer miljövänlig drift.
Enligt Hamza innefattar nyckelfunktionerna i en välutvecklad gästportal följande:
Sömlös Beställning: Gäster kan smidigt beställa mat och dryck från hotellets restaurang och bar direkt via portalen, med tydliga menyer, detaljerade beskrivningar och möjligheten att anpassa sin beställning.
Självbetjäningsalternativ: Funktioner som Express Check-out och ”Se min nota” ger gästen realtidsinsikt i sina avgifter och minskar köerna i receptionen. Gästerna kan granska sina utgifter och genomföra utcheckningen smidigt via portalen, vilket sparar tid och ökar bekvämligheten.
Marknadsföring: Hotellet kan effektivt marknadsföra faciliteter, tjänster och specialerbjudanden direkt till gästens mobil. Skicka ut personliga erbjudanden baserat på gästens tidigare preferenser eller informera dem om evenemang som äger rum på hotellet under deras vistelse.
Insamling av Gästfeedback: Feedback kan läggas till som en knapp på portalen, och det kan öppna ett formulär som gästerna kan fylla i.
Vi på xperhotelsandtable.se är naturligtvis nyfikna på hur en sådan gästportal implementeras i hotellverksamheten på ett enkelt och effektivt sätt. Hamza förklarar att gästportalens implementation är designad för att vara extremt flexibel och smidig, anpassad efter hotellets specifika behov och befintliga system. Det handlar om att hitta en lösning som integreras sömlöst med hotellets infrastruktur och som ger gästerna en intuitiv och användarvänlig upplevelse.
Gästportalen erbjuder en flexibel lösning för hotell, oavsett ambitioner. För en snabb och enkel implementering kan portalen agera som en fristående enhet. Denna lösning levererar grundläggande digital funktionalitet med minimal krångel och installation, vilket resulterar i en otroligt snabb startsträcka. Hotellpersonalen kan därmed erbjuda en förbättrad digital upplevelse till gästerna på nolltid, utan att behöva genomgå komplicerade integrationsprocesser.
För hotell som eftersträvar en fullständigt uppkopplad gästupplevelse och vill dra full nytta av digitaliseringens potential, erbjuder gästportalen möjligheten till sömlös integration med hotellets mest centrala system. Detta inkluderar, men är inte begränsat till, PMS F&B-lösningar (samt telefonsystem. I detta scenario fungerar gästportalen som en ”smart hubb” som orkestrerar datasynkronisering i realtid. Detta garanterar ett flytande och oavbrutet informationsflöde mellan gästen och alla aspekter av hotelldriften. Allt från rumsbokningar och beställningar till förfrågningar och feedback hanteras effektivt och centraliserat.
Oavsett vilken implementeringsmetod som väljs är gäståtkomsten enkel och diskret. Hotellen placerar strategiskt ut QR-koder, oftast på ett litet och stilrent kort placerat inne på hotellrummet. Detta är den enda fysiska implementeringsåtgärden som krävs, vilket minimerar påverkan på hotellets befintliga infrastruktur och estetik. Gästen kan enkelt scanna QR-koden med sin smartphone eller surfplatta för att direkt få tillgång till portalens funktioner.
En satsning på en gästportal genererar en rad betydande fördelar för hotellet, däribland ökad kontroll över gästupplevelsen, förbättrad effektivitet i driften samt en markant potential för ökade intäkter. Den digitala lösningen erbjuder en möjlighet att modernisera hotellets service och skapar en mer engagerande och personlig upplevelse för gästerna.
En av de mest påtagliga fördelarna är ntäktsdrivningen. Gästportalen fungerar som en digital ”säljare” som är tillgänglig dygnet runt, sju dagar i veckan. Genom att på ett attraktivt sätt lyfta fram och göra hotelltjänster (som spa-behandlingar, restaurangbokningar och room service) extremt tillgängliga, stimuleras gästerna att konsumera mer. Detta resulterar direkt i ökad försäljning och högre intäkter för hotellet. Med bara några få tryck på skärmen kan gästen enkelt beställa, boka och betala för önskade tjänster, vilket minskar friktionen och maximerar försäljningspotentialen.
Kontroll och varumärkesprofilering är också centrala fördelar. Gästportalen ger hotellet fullständig kontroll över vad gästen ser och upplever digitalt. Hotellet kan enkelt anpassa varumärkesprofileringen via lättanvända mallar för att bibehålla en konsekvent visuell identitet i alla digitala interaktioner. Detta säkerställer att hotellets varumärke stärks och förstärks genom hela gästresan, från bokning till utcheckning. Genom att skräddarsy innehållet och utseendet på gästportalen kan hotellet skapa en unik och minnesvärd upplevelse som speglar dess värderingar och positionering på marknaden.
Arbetsbelastningen på receptionen och personalen minskar avsevärt, vilket frigör värdefull tid som kan användas för att hantera mer komplexa gästinteraktioner och erbjuda en mer personlig service. Istället för att fastna i repetitiva uppgifter, kan personalen fokusera på att skapa minnesvärda upplevelser för gästerna och hantera eventuella specialförfrågningar på ett effektivt sätt.
Data och Insikter är också en stor del av gästportalen. Hamza berättar vidare. Hotellet får tillgång till en omfattande analys-dashboard som detaljerat spårar gästbeteenden, identifierar populära sidor inom den digitala gästportalen och avslöjar vilka funktioner som används mest frekvent. Dessa insikter är ovärderliga för att förstå vad gästerna faktiskt efterfrågar, vilka tjänster de värdesätter högst och var hotellet kan optimera sina erbjudanden för att möta behoven ännu bättre. Genom att analysera dessa data kan hotellet fatta datadrivna beslut om allt från rumsservice till marknadsföringskampanjer.
De tekniska och strukturella egenskaperna hos tjänsten är noggrant designade med fokus på skalbarhet, användarvänlighet och flexibilitet:
Webbaserad (Ingen app krävs): Tjänsten är byggd för att fungera direkt i gästens mobila webbläsare, vilket eliminerar friktionen och tröskeln med att behöva ladda ner och installera en applikation. Detta säkerställer maximal tillgänglighet för alla gäster, oavsett operativsystem eller teknisk kompetens, och bidrar till en smidig och problemfri användarupplevelse.
Portalen är exceptionellt anpassningsbar och kan skräddarsys för att möta hotellets specifika behov och varumärkesprofil. Oavsett om det krävs enklare funktionalitet för basala tjänster eller ett djupt integrerat system som kommunicerar med andra hotellsystem (t.ex. bokningssystem, kassasystem), kan portalen konfigureras för att matcha hotellets unika krav och processer. Denna flexibilitet säkerställer att portalen kompletterar och förbättrar den befintliga infrastrukturen, istället för att skapa onödiga komplikationer.
Hamza fortsätter, den autentisering vi erbjuder är för att säkerställa att personen som faktiskt vistas i varje rum är den som använder portalen med ett unikt lösenord
För hotellkedjor möjliggör plattformen att man kan skapa en centraliserad lösning en gång och sedan använda den på flera hotellplatser. Detta innebär att flera hotell kan hanteras från ett enda gränssnitt med en konsekvent standard för funktionalitet och design. Det förenklar administrationen, minskar kostnaderna och säkerställer en enhetlig gästupplevelse över alla hotell inom kedjan. Central styrning gör det också lättare att uppdatera och underhålla systemet.
Vi frågar: ”Hur snabbt skulle du säga att det tar att installera tjänsten och börja använda den för ett hotell?” Hamza svarar: ”Det beror alltid på hur komplexa hotellets krav och befintliga system är. Ett mindre hotell med enklare behov kan vara igång på några dagar, medan ett större hotell med många integrationer kan ta några veckor.”
Vi frågar Hamza, Varför anser du att investeringen i en gästportal är något ett hotell *måste* prioritera redan idag?’. Han säger – Ett hotell måste investera i en modern gästportal redan idag för att inte bara möta, utan *överträffa* den moderna gästens förväntningar och därmed säkerställa sin konkurrenskraft på en alltmer digitaliserad marknad. Dagens gäster är digitalt infödda. De kräver en snabb, smidig, digital och självbetjänande service. De vill inte längre stå i kö för att boka en spabehandling, vänta på svar från receptionen för att beställa rumsservice, eller bläddra i pappersmenyer. Deras smartphone är deras concierge. Gästportalen är det enklaste och mest effektiva sättet att: Som för exempel driva nya intäkter genom effektiv upselling och cross-selling.
Genom att presentera relevanta erbjudanden vid rätt tidpunkt kan ni öka intäkterna per gäst markant. Effektivisera personalen genom att automatisera rutinärenden och frigöra tid för personlig service. Låt gästerna checka in och ut själva, beställa rumsservice, boka bord på restaurangen, eller rapportera problem med rummet via portalen. Detta minskar belastningen på receptionen och frigör personalen att fokusera på mer komplexa frågor och att ge gästerna en verkligt minnesvärd och personlig upplevelse.
Det är inte längre en fråga om ”om” man ska digitalisera gästupplevelsen, utan ”när”. Trenden är tydlig, och digitaliseringen är oundviklig. De hotell som agerar nu, som tar steget och implementerar en modern gästportal, kommer att ha en tydlig konkurrensfördel. De kommer att uppleva en markant ökning i både gästnöjdhet och lönsamhet. De kommer inte bara att överleva i den moderna hotellbranschen, de kommer att frodas och växa.” Avslutar han.
